1. Persondatapolitik

(Click for English version)

Denne persondatapolitik beskriver, hvordan Viden Djurs (herefter ”Viden Djurs”, ”vi”, ”os” eller ”vores”) behandler de personoplysninger, som enten afgives af dig, genereres eller på anden måde indsamles af os, når du f.eks. er nuværende eller tidligere elev, kursist, bosiddende på vores skolehjem, besøgende (fysisk eller online) eller på anden måde er i kontakt med os, herunder som pårørende eller samarbejdspartner.

Er du medarbejder på Viden Djurs henviser vi til vores medarbejderpolitik, som du finder på skolens intranet.

I det følgende forklarer vi blandt andet, hvordan dine personoplysninger indsamles, behandles, deles og beskyttes, samt dine valgmuligheder vedrørende dine personoplysninger, og hvordan du kontakter os.

Viden Djurs er som udgangspunkt dataansvarlig for de oplysninger vi indsamler om dig, og vi sikrer at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen - databeskyttelsesforordningens artikel 13 og 14. Vi har fælles dataansvar ift. visse systemer – se bilag 1.

1.2 Kontaktoplysninger

Den juridiske enhed, som er ansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger er:

Viden Djurs
CVR-nummer: 10520509
N. P. Josiassens Vej 44 E, 8500 Grenaa

E-mail: gdpr@videndjurs.dk
Telefonnummer: 8758 0400

Hos os varetages rollen som databeskyttelsesrådgiver (DPO) af:

Anne Lene Pugholm, IT Center Nord
Mail: dpo@itcn.dk
Telefon: 7250 5999

2. Beskrivelse af behandlingen

I det følgende er beskrivelsen af vores behandlingsaktiviteter opdelt efter din relation til Viden Djurs:

2.1.0 Elev eller kursist hos Viden Djurs

2.2.0 Rekruttering og ansættelsesforhold

2.3.0 Leverandører og samarbejdspartnere

2.4.0 Besøgende på hjemmesider, profiler på sociale medier, E-mail og SMS

2.5.0 Markedsføring

2.1.0 Elev eller kursist hos Viden Djurs

Vi indsamler og behandler dine personoplysninger til følgende formål:

• Til brug ved udarbejdelse af kompetencevurderinger, herunder også optagelsesprøver og optagelsessamtaler.
• Ved brobygningsforløb: Til fraværsregistrering og til at opfylde de forpligtelser der påhviler skolen i forbindelse med dit brobygningsforløb.
• Administration af dit undervisningsforløb: Optagelse på og gennemførelse af uddannelses- og/eller kursusforløb på Viden Djurs, herunder til at opfylde de forpligtelser, der påhviler skolen i forbindelse med dit undervisningsforløb. Herunder hører sygdom og anden fravær, SPS-screeninger og -forløb, SU, legater, eventuelle betalinger for hhv. kurser, skolehjem og studierejser, afholdelse af prøver og eksaminer, dannelse af beviser og svendebreve mm, elevsager med bortvisning/sanktioner, og anmeldelse af arbejdsskader for elever.
• Til markedsføring: Her benyttes f.eks. video og tekst digitalt, situationsbilleder fra undervisning og tekst i trykt materiale til at skildre miljøet på skolen med henblik på at flere ønsker at påbegynde en uddannelse på Viden Djurs. (Se i øvrigt afsnit 2.5.0 markedsføring)

Viden Djurs anvender desuden dine personoplysninger til at udarbejde statistikker til brug for indberetninger til Undervisningsministeriet.

Indsamlingen af personoplysninger sker fra følgende kilder:

• Direkte fra dig
• Internt genererede oplysninger
• Fra andre offentlige myndigheder, f.eks. indsamles afgangsbeviser og eksamenskarakterer fra folkeskole eller anden uddannelsesinstitution
• Fælles offentlige systemer herunder cpr-registret, uno-ung, optagelse.dk, lærepladsen.dk, SU.dk, voksenuddannelse.dk, kommuner og jobcentre
• Virksomheder – herunder praktikvirksomheder

Retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger følger disse love og dertilhørende bekendtgørelser:

• Arkivloven
• Databeskyttelsesforordningen
• Databeskyttelsesloven
• Lov om institutioner for erhvervsrettet uddannelse
• Lov om erhvervsuddannelser
• Lov om de gymnasiale uddannelser
• Lov om erhvervsfaglig studentereksamen i forbindelse med erhvervsuddannelse(eux) m.v.
• Lov om vejledning om uddannelse og erhverv samt pligt til uddannelse, beskæftigelse m.v.
• Lov om elevers og studerendes undervisningsmiljø
• Lov om befordringsrabat til uddannelsessøgende i ungdomsuddannelser m.v.
• Lov om statens voksenuddannelsesstøtte
• Lov om Danmarks Evalueringsinstitut
• Lov om udbud af ungdomsuddannelser i udlandet
• Bekendtgørelse om arbejdsmarkedsuddannelser
• FVU-bekendtgørelsen
• Bekendtgørelse om optagelse på kostafdelinger og om betaling for kost og logi ved institutioner for erhvervsrettet uddannelse.
• Bekendtgørelse om udbetaling af økonomisk støtte til praktikophold i udlandet m.v. fra Arbejdsgivernes Uddannelsesbidrag
• Bekendtgørelse om krav til studieadministrative IT-systemer
• SU-loven paragraf 2, stk. 1

 2.1.1 Behandling af personoplysninger

Personoplysninger er alle slags informationer, der i et eller andet omfang kan henføres til dig.

Vi har som offentlig myndighed i næsten alle tilfælde en retlig forpligtelse til at behandle dine oplysninger, hvorfor vi som oftest ikke kan imødekomme et ønske om at stoppe behandlingen.

2.1.2 Kategorier af personoplysninger

For at du kan være potentiel elev eller kursist hos os, er det nødvendigt, afhængig af uddannelse eller kursusforløb, at vi behandler flere af de følgende kategorier af personoplysninger om dig:

Almindelige personoplysninger:

• Navn, kontaktoplysninger (adresse, tlf. nr., mailadresse)
• Køn
• Fødselsdato
• Kontaktoplysninger på forældre/værger, når eleven/kursisten er under 18 år
• Dokumentation for tidligere uddannelse og erhvervserfaring, herunder godskrivning/merit,
  HR-filer, personlighedstest, stillingsbetegnelse og evt. øvrige uddannelsesmæssige oplysninger
  og bilag vedhæftet ansøgning.
• Skatteforhold
• Oplysninger om skolehjem
• Nationalitet, modersmål
• skoletilknytning
• Uddannelsesplan
• Fraværsopfølgning, advarsler, evalueringer
• Opgavebesvarelse og afleveringsstatus
• Købsaftale fra offentlige myndigheder i forhold til køb af uddannelse
• Uddannelsesaftale, oplæringserklæring og skolebevis
• Portrætfoto der anvendes til identifikation af dig, som elev på skolen (offentlig myndighedsudøvelse, f.eks. til identifikation ved eksamen), og til studiekort. Markedsføringsmæssige billeder anvendes kun med samtykke, hvis det har antydning af profilbillede, se i øvrigt afsnit 2.5.0 Markedsføring)
• Videoovervågning (se pkt. 3.0 nedenfor)

Særlige personoplysninger:

• Cpr.nr.
• Strafbare forhold, hvis det har relevans

Følsomme personoplysninger:

• Helbredsmæssige oplysninger i særlige tilfælde (medicin, særlige behov til eksamen, sygeeksamen, specialpædagogisk støtte og trivselsforanstaltninger)
• Fagforeningsmæssige tilhørsforhold, hvis det har relevans

2.1.3. Behandlingsgrundlag

Viden Djurs behandler dine personoplysninger som beskrevet ovenfor på følgende behandlingsgrundlag:

• Varetagelse af samfundsinteresser eller offentlig myndighedsudøvelse, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e.
• Opfyldelse af en aftale/kontrakt, hvori du er part, eller af hensyn til gennemførelse af foranstaltninger, der træffes på din anmodning forud for indgåelse af en aftale/kontrakt, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.
• Dit samtykke, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a.
• Retslig forpligtelse, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk.1, litra c
• Interesseafvejning, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk.1, litra f
• Behandling af særlige kategorier af personoplysninger, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk.2, litra b
• Behandling af persondata vedrørende straffedomme og lovovertrædelser, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 10
• Databeskyttelsesforordningen paragraf 11 stk. 1

2.1.4 Opbevaring af personoplysninger

Viden Djurs opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at opfylde formålet med indsamlingen deraf, som angives i denne persondatapolitik, medmindre en længere opbevaringsperiode er påkrævet ved lov. Generelt betyder dette, at Viden Djurs opbevarer dine personoplysninger under hele dit undervisningsforløb og efterfølgende jf. nedenstående retningslinjer:

• For ikke optagne elever/kursister opbevares oplysningerne i 6 måneder efter afslagstidspunkt, for gymnasiale uddannelser dog i 18 måneder efter afslagstidspunktet
• Dine personoplysninger opbevares i op til 10 år efter, du har afsluttet din uddannelse. Det skal dog bemærkes, at nogle af vores systemer pt. mangler slettemulighed/mulighed for anonymisering
• For brobygningselever opbevares personoplysninger i 5 år efter forløbets afslutning.
• Personoplysninger til brug for SPS-screening, -ansøgninger og –forløb opbevares i 5 år efter forløbets afslutning.
• Eksamensbeviser, afsluttende karakter, SU-ansøgninger og lignende opbevares i op til 30 år efter, du har afsluttet din uddannelse og/eller kursus. Oversigt over krav til opbevaring af data – Styrelsen for IT og Læring: Opbevaringskrav
• Hvis der er registreret en arbejdsskade på dig, vil dine relevante personoplysninger i forbindelse hermed opbevares i 30 år efter registreringen.
• Ved bortvisning og andre elevsanktioner vil oplysninger i forbindelse hermed blive opbevaret i 1 år efter afslutning, men kan forlænges afhængig af sagens karakter.
• Hvis der pågår en klagesag, vil dine relevante personoplysninger blive opbevaret indtil sagen eventuelt er afgjort
• Fotos: Det profilbillede, du har uploadet til vores studieadministrative system, vil blive brugt internt til f.eks. holdliste og fotooversigt (identifikation af dig, som elev på skolen).
• Til markedsføringsmæssige formål, f.eks. i brochurer eller på hjemmesiden kan der blive brugt situationsbilleder fra undervisningen og studiemiljøet. Profil billeder af dig offentliggøres ikke uden dit samtykke. (Se i øvrigt afsnit 2.5.0 markedsføring)
• Ved studiets afslutning kan der blive taget dimissionsfoto. Disse fotos kan blive offentliggjort i trykte og digitale medier og hængt op på Viden Djurs. Hvis du ikke ønsker dette, skal du undlade at stille op til dimissionsfoto.
• Undersøgelser i undervisningsøjemed 
  I de tilfælde, hvor undersøgelser indgår som en naturlig del af et undervisningsforløb eller som en del af formativ evaluering, vil der ikke blive indhentet personligt samtykke fra hver enkelt elev/kursist. Formålet med undersøgelsen vil altid klart fremgå af den enkelte undersøgelse. Efter uddannelsens afslutning bliver data slettet.
  Undersøgelser som er foranlediget af ministerier, er for skolen altid anonyme.
• Projekter/opgaver 
  De projekter og opgaver, du afleverer i løbet af studiet, vil blive opbevaret i vores læringsportal VID Online og/eller Canvas.
  I de tilfælde, hvor dit projekt eller din opgave ønskes brugt i undervisningsøjemed, vil du blive kontaktet med henblik på at give samtykke. Projektet/opgaven vil altid blive anonymiseret.
  Projekter/opgaver opbevares varigt i systemet Ouriginal, hvis formål er plagiatkontrol.
• Pasoplysninger og eventuelle helbredsoplysninger indsamlet i forbindelse med studieture og bookinger i denne forbindelse, slettes efter endt studietur. Ved ture, hvor der er opnået EU støtte, opbevares oplysninger i forhold til EU-midler i 7 år af hensyn til afrapportering, jf. bogføringsloven.
• Alle oplysninger relateret til økonomi, så som uddeling af legater, udbetaling af udlæg, betaling af kurser, studieture og skolehjem, gemmes i 5 år efter betaling jf. bogføringsloven.

2.1.5 Videregivelse af oplysninger

Dine personoplysninger kan blive delt med følgende modtagere eller modtagerkategorier:

• Andre uddannelsesinstitutioner - både danske og udenlandske.
• Skolens IT-leverandører (kun i tilfælde af support) – både danske og udenlandske.
• Virksomheder Viden Djurs samarbejder med (legatydere, besøgsvirksomheder, rejsebureauer mv.)
• Pressen i Danmark ifm. afslutning af skoleår/forløb (første student, legatmodtagere, dimittend foto med navn mv.)
• Praktikvirksomheder ifm. information om praktikerklæringer, karakterer, fravær, brud på studie-/ordensregler, både danske og udenlandske.
• Offentlige myndigheder i Danmark (Kommuner, Ministerier og offentlige styrelser, Center for undervisningsmidler med flere)
• Skolens revisor (Danmark)
• Campus Djursland, hvis du som EUD-elev skal bo på skolehjem hos os samt hvis du som gymnasieelev skal bo på Campus Djursland.
• Rigsarkivet Danmark (særlige oplysninger jf. paragraf 4 i Bekendtgørelse af arkivloven, LBK nr. 1201 af 28-09-2016)

Vær opmærksom på vores studie- og ordensreglement på vores hjemmeside, hvoraf det også fremgår, hvem vi deler oplysninger med i tilfælde af sanktioner.

Dine personoplysninger kan ud over ovenstående blive videregivet til tredjepart, hvis Viden Djurs har indgået enten en databehandler- eller samarbejdsaftale med disse. Dette kun i tilfælde af, at den eksterne leverandør eller samarbejdspartner bistår Viden Djurs med dennes retslige behandling af dine personoplysninger eller i de tilfælde, hvor Viden Djurs bistår den eksterne samarbejdspartner eller leverandør med deres retslige behandling af dine personoplysninger.

Vi anvender kun databehandler i EU eller tredjelande, som har de nødvendige sikkerhedsmæssige garantier samt virksomheder i lande, der kan give dine oplysninger en tilstrækkelig beskyttelse. Der foretages kontrol med alle databehandler.

Læs mere her:

Oplysninger om vores behandling af dine personoplysninger vedr. optagelsesproces af elever og kursister
Oplysninger om vores behandling af dine personoplysninger vedr. dit uddannelsesforløb på Viden Djurs

2.2.0 Rekruttering og ansættelsesforhold

Viden Djurs behandler dine personoplysninger med henblik på at evaluere din ansøgning, når du enten opfordret eller uopfordret søger ledige stillinger hos os, herunder også ansøgere til praktikophold.

2.2.1 Behandling af personoplysninger

Personoplysninger er alle slags informationer, der i et eller andet omfang kan henføres til dig.

Data indhentes fra

• Dig selv
• 3. part, som du selv har henvist til

Som ansøger kan du altid bede os om at slette alle oplysninger om dig.

Som ansat har vi som ansættelsesmyndighed hjemmel til at behandle dine oplysninger, hvorfor du som udgangspunkt ikke har mulighed for at bede os om at slette alle oplysninger om dig. 

2.2.2 Kategorier af personoplysninger

Viden Djurs behandler følgende kategorier/typer af personoplysninger om dig:

Almindelige personoplysninger:

• Navn, kontaktoplysninger (adresse, telefon nummer, e-mail)
• fødselsdato
• Uddannelsesmæssig baggrund, herunder karakterer og andre vurderinger, uddannelsesbeviser og svendebreve
• Personoplysninger som fremgår af din ansøgning, CV og eventuelle bilag, så som alder, nationalitet, civilstand, køn, personlige interesser, pårørende herunder børn under 7 år, sprogpræferencer, HR-filer og foto
• Såfremt den pågældende stilling kræver, at du gennemfører personlighedstests eller lignende, vil du blive informeret herom, når vi har behandlet din ansøgning. Resultaterne af sådanne tests behandles fortroligt, men indgår i vores bedømmelse af din ansøgning. Resultaterne vil blive slettet, når evalueringsprocessen er afsluttet, hvis du ikke tilbydes ansættelse.
• Stillingsbetegnelse
• Tjenesterejser
• Videoovervågning (se pkt. 3.0 nedenfor)

Særlige personoplysninger:

• Cpr.nr.
• Strafbare forhold, hvis relevans.
  I visse tilfælde vil du endvidere blive bedt om at aflevere en kopi af din straffeattest og/eller børneattest afhængigt af den pågældende stilling.

Følsomme personoplysninger:

Vi registrerer som udgangspunkt ikke følsomme personoplysninger eller på anden vis fortrolige personoplysninger, herunder oplysninger om race eller etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, helbredsoplysninger eller oplysninger om seksuelle forhold eller orientering, medmindre det har relevans for den stilling, du søger. Sådanne oplysninger vil også blive behandlet fortroligt

Som en del af vores evaluering af dig og din ansøgning kan det være, at vi indhenter referencer fra dine tidligere og/eller nuværende arbejdsgivere. Vi indhenter kun referencer, såfremt du har givet dit samtykke dertil.

2.2.3 Behandlingsgrundlag:

Viden Djurs behandler dine personoplysninger som beskrevet ovenfor på baggrund af din anmodning, og i øvrigt på baggrund af følgende behandlingsgrundlag:

• Varetagelse af samfundsinteresser eller offentlig myndighedsudøvelse, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e.
• Opfyldelse af en aftale/kontrakt, hvori du er part, eller af hensyn til gennemførelse af foranstaltninger, der træffes på din anmodning forud for indgåelse af en aftale/kontrakt, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.
• Behandling af særlige kategorier af personoplysninger, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk.2, litra b
• Databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra f
• Dit samtykke, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a.
• Databeskyttelseslovens § 11, stk. 1
• Databeskyttelseslovens § 12

2.2.4 Bevaring af personoplysninger

Viden Djurs opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at opfylde formålet med indsamlingen deraf, medmindre du har givet samtykke til en længere opbevaringsperiode eller at en længere opbevaringsperiode er påkrævet ved lov.

Dine personoplysninger opbevares på en sådan måde, at det ikke er muligt at identificere dig i et længere tidsrum end det, der er nødvendigt til de formål, hvortil de pågældende personoplysninger behandles, jf. Principper for behandling af persondata i Databeskyttelsesforordningens art. 5, stk. 1, litra e.

• Hvis du bliver tilbudt en stilling hos Viden Djurs, vil din ansøgning samt yderligere personoplysninger, der indsamles i forbindelse med ansættelsen blive en del af din personlige personalemappe hos os. Ansøgninger opbevares i 5 år efter, at du fratræder hos os. Adgange til systemer slettes umiddelbart efter fratrædelse.
• Hvis du ikke tilbydes en stilling, opbevarer vi din ansøgning og eventuelle yderligere personoplysninger, der indsamles i forbindelse med rekrutteringsprocessen, i en periode på 6 måneder efter vores afslag, medmindre du har givet dit samtykke til en længere opbevaring af sådanne oplysninger. Ved uopfordrede ansøgninger slettes de straks, da uopfordrede ansøgninger ikke opbevares.
• Personlighedstests slettes 3 måneder efter testens udførelse, hvis ikke du tilbydes ansættelse.

I så fald, vil den blive gemt i personalemappen i 5 år efter fratrædelse                  

• Indhentning af referencer, sker alene telefonisk og gemmes ikke.
• Beder vi dig aflevere en kopi af din straffeattest og/eller børneattest, slettes den, så snart dens indhold er evalueret.

2.2.5 Videregivelse af oplysninger

Viden Djurs kan dele din personoplysninger med:

• Skolens IT-leverandører (kun i tilfælde af support) - både danske og udenlandske.
• Udbyder af evt. rekrutteringstest - Danmark.
• Rekrutteringskonsulenter – Danmark.
• Kommunale jobcentre – Danmark

Vi anvender kun databehandler i EU eller tredjelande, som har de nødvendige sikkerhedsmæssige garantier samt virksomheder i lande, der kan give dine oplysninger en tilstrækkelig beskyttelse. Der foretages kontrol med alle databehandler.

Læs mere her:

Oplysninger om vores behandling af dine personoplysninger vedr. din rekrutteringsproces på Viden Djurs
Oplysninger om vores behandling af dine personoplysninger vedr. praktikanter på Viden Djurs

Som ansat henvises du til Behandling af medarbejdernes persondata på Viden Djurs på intranet.

2.3.0 Leverandører og samarbejdspartnere

Viden Djurs kan have registreret (person)oplysninger om dig, hvis:

• du er leverandør/samarbejdspartner (leverandør) eller
• du er tilknyttet en virksomhed, der er leverandør hos eller samarbejder med Viden Djurs
• du er tiltrådt Viden Djurs’ bestyrelse
• du er medlem af et af de lokale uddannelsesudvalg
• du er skuemester eller censor ved eksamensafholdelse

2.3.1 Behandling af (person)oplysninger

For at være leverandør og samarbejdspartner hos os er det nødvendigt, at vi indsamler (person)oplysninger.

Oplysningerne indhentes fra:

• Dig selv
• Den virksomhed du er tilknyttet/ansat hos 

2.3.2 Kategorier af (person)oplysninger 

Almindelige (person)oplysninger:

• Firmanavn
• CVR-nummer
• Kontaktoplysninger (Navn, adresse, fødselsdato, e-mail og telefonnr.)
• Betalings-/bankoplysninger
• Markedsføringsmæssige billeder (det sidste foregår altid med samtykke, hvis det har antydning af profilbillede, se i øvrigt afsnit 2.5.0 Markedsføring.)
• Som bestyrelsesmedlem ligeledes portrætfoto til hjemmeside.
• Videoovervågning (se pkt. 3.0 nedenfor)

Særlige personoplysninger (i visse tilfælde):

• Cpr-nr.

2.3.3 Behandlingsgrundlag

Indsamlingen sker med henvisning til regnskabslovgivningen og købeloven til følgende formål:

• Behandling af vores køb af varer- og tjenesteydelser
• Administration af din relation til os

Behandling sker på baggrund af opfyldelse af indgået købsaftale, serviceaftale, samarbejdsaftale eller lejeaftale, således at de økonomiske forhold er registreret.

Desuden behandles data i forhold til Databeskyttelsesforordningen:

• Opfyldelse af en aftale/kontrakt, hvori du er part, eller af hensyn til gennemførelse af foranstaltninger, der træffes på din anmodning forud for indgåelse af en aftale/kontrakt, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.
• Retslig forpligtelse, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk.1, litra c
• Varetagelse af samfundsinteresser eller offentlig myndighedsudøvelse, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e.
• Dit samtykke, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a.
• Markedsføringslovens § 10
• Databeskyttelseslovens § 11, stk. 1

2.3.4 Opbevaring af (person)oplysninger
Vi opbevarer som hovedregel oplysningerne i indeværende år + 5 år eller så længe vi er juridisk forpligtet til det, jf. den nævnte lovgivning under behandlingsgrundlag.

I forhold til bestyrelsesmedlemmer slettes oplysninger ikke, da skolen skal kunne se tilbage på organisationens reelle ejere de tidligere år.

2.3.5 Videregivelse af oplysninger

Viden Djurs kan dele din personoplysninger med:

• Skolens IT-leverandører (kun i tilfælde af support, IT hosting og lignende IT-løsninger til skolens systemer) - både danske og udenlandske.
• Andre skoler og uddannelsesinstitutioner – i Danmark (udveksling af censorer og skuemestre).

Læs mere her:

Oplysninger om vores behandling af dine personoplysninger vedr. samarbejdspartnere og eksterne parter

2.4.0 Besøgende på hjemmesider, profiler på sociale medier, e-mail og SMS

Viden Djurs behandler de personoplysninger som du efterlader og afgiver, når du besøger vores hjemmesider og anvender de forskellige services og funktioner, som vi tilbyder på hjemmesiderne. Tilsvarende gør sig gældende, når du besøger Viden Djurs på de sociale medier, herunder Facebook, LinkedIn, Instagram eller kontakter os direkte på e-mail eller SMS.

2.4.1 Behandling af personoplysninger

For nærmere beskrivelse af de behandlingsaktiviteter der finder sted, når du besøger Viden Djurs på de sociale medier, henvises til den information, der fremgår af vores sider på disse medier, samt vores Cookiepolitik– se også pkt. 2.4.4 herunder.

Desuden gemmes oplysninger, som du selv afgiver til os.

2.4.2 Kategorier af personoplysninger

Viden Djurs behandler følgende kategorier/typer af personoplysninger om dig:

Almindelige personoplysninger:

• Navn
• Adresse
• E-mail
• Telefonnummer
• Uddannelsesønsker og interesser
• IP-adresser
• Øvrige oplysninger du måtte angive i e-mail, SMS eller ved udfyldelse af tilmeldingsblanket til hhv. nyhedsbreve, rundvisninger mm.
• Øvrige oplysninger som er tilgængelig på din profil på de sociale medier, f.eks. køn, civilstatus, arbejdsplads, telefonnummer, fotos, familiære relationer, interesser og din by
• Dine tilkendegivelser vedr. ’synes godt om’ eller andre reaktioner på vores profil, kommentarer,

din besøgsgang og beskedindhold på Messenger eller andre chatfunktioner

• Cookies som placeres af den enkelte udbyder

Særlige personoplysninger:

• Cpr.nr.

2.4.3 Behandlingsgrundlag

Viden Djurs behandler dine personoplysninger som beskrevet ovenfor på følgende behandlingsgrundlag:

• Varetagelse af samfundsinteresser eller offentlig myndighedsudøvelse, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e.
• Opfyldelse af en aftale/kontrakt, hvori du er part, eller af hensyn til gennemførelse af foranstaltninger, der træffes på din anmodning forud for indgåelse af en aftale/kontrakt, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.
• Dit samtykke, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a.
• Retslig forpligtelse, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk.1, litra c
• Behandling af særlige kategorier af personoplysninger, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk.2, litra b

2.4.4 Opbevaring af personoplysninger

Vi bruger cookies på vores hjemmeside, hvor du også kan læse nærmere om behandling af personoplysninger. Oplysninger er baseret på dit samtykke, tilmelding til nyhedsbreve eller udfyldelse af forskellige formularer.

Bemærk, at visse personoplysninger er nødvendige at indsamle, for at du kan anvende hjemmesidens funktioner. Hvis du f.eks. udfylder en tilmeldingsformular, har vi brug for dine kontaktoplysninger for at kunne besvare en henvendelse fra dig.

Hvis du afgiver personoplysninger om andre end dig selv, opfordrer vi dig til først at indhente samtykke fra disse personer før afgivelse af oplysningerne.

Viden Djurs opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at opfylde formålet med indsamlingen deraf som angivet i denne persondatapolitik, (medmindre en længere opbevaringsperiode er påkrævet ved lov). Du kan til enhver tid gå ind og fjerne dit ’synes godt om’ eller kommentarer på platformene på de Sociale Medier. Der henvises i øvrigt til de enkelte udbydere af sociale mediers persondatapolitikker i afsnit 2.4.5

2.4.5 Videregivelse af oplysninger

Viden Djurs kan dele din personoplysninger med:

• Skolens IT-leverandører (kun i tilfælde af support) - både danske og udenlandske.
• Offentlige myndigheder i Danmark (f.eks. politiet og domstolene)
• Campus Djursland, hvis du som EUD-elev skal bo på skolehjem hos os, samt hvis du som gymnasieelev skal bo på Campus Djursland i Danmark
• Sociale Medier i EU og USA – Skolen er fælles dataansvarlig med følgende medier:
  • Facebook (https://m.facebook.com/about/privacy/previous)
  • Instagram (https://privacycenter.instagram.com/)
  • LinkedIn (https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy)
  • Youtube (https://policies.google.com/privacy?hl=da)

Vores hjemmeside kan indeholde links til andre hjemmesider. Vi er ikke ansvarlige for indholdet af andre hjemmesider (tredjeparts hjemmesider) eller for de procedurer sådanne tredjeparter har for indsamling og behandling af personoplysninger. Når du besøger en tredjeparts hjemmeside, bør du læse hjemmesideejerens persondatapolitik/privatlivspolitik og andre relevante politikker for behandlingen af personoplysninger.

Læs mere her:

Oplysninger om vores behandling af dine oplysninger vedr. Viden Djurs’ profiler på sociale medier
Oplysninger om vores behandling af dine personoplysninger på Viden Djurs’ hjemmeside

2.5.0 Markedsføring

Viden Djurs behandler de billeder og det videomateriale, som du måtte have givet samtykket til at vi må anvende, til forskellige former for markedsføring.

• Markedsføring af billede, video og tekst digitalt (Facebook, Instagram, Linkdln, Youtube, biografreklamer og websites mm)
• Markedsføring af billede og tekst i trykt materiale (brochurer, bannere, foldere, avisartikler mm)
• Direkte markedsføring til potentielle elever (Uddannelsesmesser og lignende)

2.5.1 Behandling af personoplysninger

De oplysninger vi behandler om dig stammer udelukkende fra dig selv eller er genereret i samarbejde med dig. 

2.5.2 Kategorier af personoplysninger

Viden Djurs opbevarer følgende kategorier af personoplysninger om dig i forbindelse med markedsføring 

Almindelige personoplysninger:

• Foto/video mm.
• Navn
• Adresse
• E-mail
• Telefonnummer
• Fødselsdato
• Uddannelsesoplysninger/andet

2.5.3 Behandlingsgrundlag

Viden Djurs behandler dine personoplysninger som beskrevet ovenfor på følgende behandlingsgrundlag:

• Dit samtykke, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a.
• Opfyldelse af en aftale/kontrakt, hvori du er part, eller af hensyn til gennemførelse af foranstaltninger, der træffes på din anmodning forud for indgåelse af en aftale/kontrakt, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.
• Varetagelse af samfundsinteresser eller offentlig myndighedsudøvelse, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e.
• Markedsføringslovens §10

2.5.4 Opbevaring af personoplysninger

Vi opbevarer dine data som følger:

Digital markedsføring (Billede, Video og tekst digitalt): Oplysningerne gemmes i op til 2 år efter offentliggørelse (baseret på en saglighedsvurdering)
Samtykket hertil slettes efter 2 år.

Trykt materiale (Billeder og tekst): Oplysningerne gemmes i op til 4 år efter offentliggørelse (baseret på en saglighedsvurdering).
Samtykket hertil slettes når det ikke længere er relevant og senest efter de 4 år, ved sletning af de oplysninger samtykket omhandler.

Direkte markedsføring: Oplysningerne gemmes indtil samtykket trækkes tilbage eller markedsføringen ophører.

Samtykket hertil slettes efter 2 år.

2.5.5 Videregivelse af oplysninger

Viden Djurs kan dele din personoplysninger med:

• Skolens Hjemmeside – Danmark
• Sociale Medier i EU og USA – Skolen er fælles dataansvarlig med følgende medier:
  • Facebook (https://m.facebook.com/about/privacy/previous)
  • Instagram (https://privacycenter.instagram.com/)
  • LinkedIn (https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy)
  • Youtube (https://policies.google.com/privacy?hl=da)

Læs mere her:

Oplysninger om vores behandling af dine personoplysninger i forbindelse med markedsføring

3.0 Videoovervågning

Viden Djurs benytter sig af videoovervågning på disse arealer:

• Stadion Allé 2, Grenaa: Campus Red, Fællesrum
• Ydesvej 4 A, Grenaa: Campus Blue, Fælles køkken
• Ydesvej 4 B, Grenaa: Campus Black, Fællesvaskeri
• Fuglevænget 65, Grenaa: VID Science, Bygning udefra mod syd/øst
• Fuglevænget 65, Grenaa: VID Science, P-plads
• N. P. Josiassens Vej 44 E, Grenaa: IT-kontor, Indgangsparti indefra
• N. P. Josiassens Vej 44 E, Grenaa: IT-kælder, Rummet
• N. P. Josiassens Vej 44 B, Grenaa: VID Gymnasier, Indgang mod p-plads
• N. P. Josiassens Vej 44 C, Grenaa: VID Gymnasier: Indgang mod p-plads
• Molsvej 38, Rønde: Gårdbutik
• Karen Blixens Vej, Grenaa: Detaildivisionen: 6 stk. alle inaktive
• Hematoften 1, 8543 Hornslet: 4 stk.

3.0.1 Behandling af personoplysninger

Viden Djurs behandler i visse tilfælde dine personoplysninger, hvis du som elev, kursist, gæst eller samarbejdspartner færdes på områder, hvor der er opsat videoovervågning (se skiltning).

Optagelserne vil kun blive tilgået og gennemset i tilfælde af mistanke om kriminelle handlinger. Optagelserne vil ligeledes kunne tilgås til brug for afklaring af sikkerhedsspørgsmål.

• Formålet er præventivt at bekæmpe kriminalitet, herunder graffiti og hærværk

3.0.2 Kategorier af personoplysninger

Vi behandler følgende kategorier af personoplysninger om dig:

• Almindelige oplysninger i form af billeder og video sekvenser af personer og nummerplader, optaget på skolen arealer
• I særlige tilfælde kan følsomme personoplysninger blive behandlet i forbindelse med konkrete hændelser, som sker i overvågede områder

3.0.3 Behandlingsgrundlag
Retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger følger af:

• Varetagelse af samfundsinteresser eller offentlig myndighedsudøvelse, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e.
• Opfyldelse af en aftale/kontrakt, hvori du er part, eller af hensyn til gennemførelse af foranstaltninger, der træffes på din anmodning forud for indgåelse af en aftale/kontrakt, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.
• Interesseafvejning, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk.1, litra f
• TV overvågningsloven
• Straffeloven – særligt § 232, §262 stk. 1, nr. 3, §264 a og §264 d
• Forvaltningsloven og almindelige forvaltningsretlige principper
• Arbejdsretlige regler og principper

3.0.4. Opbevaring af personoplysninger
Såfremt området er overvåget, bliver videooptagelserne opbevaret i henhold til lov om TV-overvågning. Optagelserne gemmes i 30 dage, men kan blive gemt i længere tid, hvis de skal bruges til efterforskning af en bestemt hændelse. Optagelserne kan desuden følges realtid af Direktøren, Ressource- og bæredygtighedsdirektøren, Bygningschef og IT. I forhold til lejet bygning på Campus, har Campusleder adgang. På Kalø, har driftslederen desuden adgang. Generelt betyder dette, at Viden Djurs opbevarer dine personoplysninger, så længe vi har et sagligt formål.

3.0.5 Videregivelse af oplysninger
Vi kan, efter omstændighederne, overlade dine persondata til følgende kategorier af modtagere:

• Data behandlere og samarbejdspartnere som f.eks. vagtfirma i Danmark
• Skolens IT-leverandører både danske og udenlandske (kun i tilfælde af support)
• Advokater og andre rådgivere i Danmark
• Offentlige myndigheder i Danmark, hvor lovgivningen foreskriver, herunder politiet.

Læs mere her:

Oplysninger om vores behandling af dine personoplysninger i forbindelse med TV- og videoovervågning på Viden Djurs

4.0 Øvrige oplysninger om behandling

Som led i sikker behandling har vi truffet passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at forhindre, at dine oplysninger hændeligt eller ulovligt bliver slettet, offentliggjort, fortabt, forringet eller kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lovgivningen.

Vi beskytter fortroligheden og autenticiteten af data ved hjælp af kryptering, etableret backup og genetableringsprocedurer for servere og data.

Adgang til personoplysninger er baseret på procedurer for tildeling af bruger-id og personligt password, således at der kun gives rettighed til relevante data.

Alle medarbejdere på Viden Djurs gennemfører løbende awareness uddannelse for at sikre dine personoplysningers kvalitet og integritet.

5.0 Retten til at trække samtykke tilbage

Hvis en behandling af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du ret til at tilbagekalde dit samtykke til enhver tid.

Du afgiver dit samtykke til konkrete behandlinger af dine personoplysninger via særskilt dokument. Du kan trække dit samtykke tilbage, ved at kontakte den medarbejder, du har givet samtykket til.

Hvis du trækker et samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af Viden Djurs’ behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og ind til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, har det derfor først virkning fra tilbagetrækningstidspunktet.

Har du givet dit samtykke til vores behandling af dine personoplysninger, når du besøger vores hjemmesider, og trækker du efterfølgende samtykket tilbage, kan du muligvis ikke fuldt ud benytte de funktioner, som vi tilbyder på hjemmesiden. 

6.0 Nyhedsbrev

Dit samtykke til at modtage vores nyhedsbrev er frivilligt, og du kan tilmelde dig via Viden Djurs’ hjemmeside og trække det tilbage når som helst ved at benytte link til formålet i nyhedsbrevet. Afhængig af typen på nyhedsbrevet registrerer vi oplysninger om navn, E-mailadresse, interesseområde. 

7.0 Dine rettigheder

Dine personoplysninger opbevares på en sådan måde, at det ikke er muligt at identificere dig i et længere tidsrum end det, der er nødvendigt til de formål, hvortil de pågældende personoplysninger behandles, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 5, stk. 1, litra e.

Du har jf. databeskyttelsesforordnings kapitel 3 – artikel 15-18, samt artikel 20-23 følgende rettigheder:

• du har ret til at anmode om indsigt i (at se) de oplysninger, som Viden Djurs behandler om dig
• du har ret til at få berigtiget (rettet) urigtige oplysninger om dig selv
• du har i særlige tilfælde ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for Viden Djurs’ almindelige generelle sletning indtræffer
• du har ret til at modsætte dig behandlingen af dine personoplysninger og få behandlingen af dine personoplysninger begrænset
• du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod Viden Djurs’ behandling af dine personoplysninger
• du har en særlig ubetinget ret til at modsætte dig behandling af dine personoplysninger til brug for direkte markedsføring
• hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du ret til at tilbagekalde dit samtykke til enhver tid. Din tilbagekaldelse vil ikke have betydning for lovligheden af behandlingen foretaget inden din tilbagekaldelse af dit samtykke (Se afsnit 5.0)
• du har i visse tilfælde ret til at modtage de personoplysninger, som du selv har afgivet, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet).
• du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet, hvis kontaktoplysninger kan findes på datatilsynet.dk

Der kan være betingelser eller begrænsninger til disse rettigheder. Det er derfor ikke sikkert, at du f.eks. har ret til at blive slettet eller ret til dataportabilitet(overførsel af data) i det konkrete tilfælde - dette afhænger af de konkrete omstændigheder i forbindelse med behandlingsaktiviteterne og gældende lovgivning.

Automatiske individuelle afgørelser herunder profilering:

Vi anvender ikke automatiske afgørelser på dine personoplysninger, herunder profilering.

Dvs. Retten til ikke at blive gjort til genstand for en afgørelse alene baseret på automatisk behandling i de tilfælde, hvor det ikke er nødvendigt for indgåelsen eller opfyldelsen af en kontrakt mellem dig og os, er hjemlet i EU-ret eller dansk national ret eller i tilfælde, hvor afgørelsen er baseret på den registreredes samtykke.

Når der sker en overførsel til et usikkert tredjeland uden for EU og EØS, baseres behandlingens retsgrundlag på EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser, som findes via nedenstående link:
Standard Contractual Clauses (SCC) | EU-Kommission (europa.eu) 
Vi overfører som udgangspunkt ikke dine personoplysninger direkte til modtagere uden for EU og EØS. Under visse særlige omstændigheder er der dog begrænset sandsynlighed for, at de amerikanske myndigheder kan kræve data udleveret af et amerikansk ejet moderselskab for en IT-leverandør.

Ønskes en kopi af overførselsgrundlag udleveret, skal der rettes henvendelse til den dataansvarlige.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk

Ønsker du at udøve nogle af ovenstående rettigheder, bedes du kontakte os.

8.0 Ændringer af persondatapolitikken

Vi forbeholder os retten til uden varsel at ændre denne persondatapolitik grundet ændringer i lovgivningen, nye tekniske løsninger eller i tilfælde af nye eller ændrede behandlingsaktiviteter.

9.0 Tilgængelighed og version

Den til enhver tid gældende persondatapolitik for Viden Djurs er tilgængelig på skolens hjemmeside. Er du aktiv elev/kursist på vores ungdomsuddannelser, findes adgangen til den også på din profil i vores studieadministrative system.

Har du spørgsmål til persondatapolitikken, herunder vores behandling af dine personoplysninger eller om udøvelsen af dine rettigheder, er du velkommen til at kontakte os.

Revideret 01-09-2023

Bilag 1: Modtagere af personoplysninger ved videregivelse samt retsgrundlaget for videregivelsen